Budget là gì? Quy trình hoạch định Budget hiệu quả

0.1 -

1 - Budget là gì?

Budget được dịch là ngân sách hay ngân quỹ. Đây là một bản danh sách tất cả các chi phí và doanh thu theo kế hoạch, một kế hoạch cho việc tiết kiệm và chi tiêu.

Hiểu theo nghĩa sâu hơn, budget là một kế hoạch tài chính cho các hoạt động trong tương lai, có thể là hoạch định cá nhân và cũng có thể là tầm nhìn tương lai của doanh nghiệp. Budget cho phép bạn tìm hiểu rõ nét về chi phí của cá nhân từ đó đưa ra những giải pháp cho cuộc sống.

2 - Những yếu tố tác động tới Budget

Có rất nhiều yếu tố chủ quan và khách quan tác động tới budget, có thể kể đến như:

• Chính sách nhà nước
• Thiên tai, bệnh dịch
• Điều kiện chính trị
• Yếu tố về kinh tế ở địa phương
• Khả năng có thêm các khoản từ nhà tài trợ khác
• Thời điểm lập kế hoạch budget

3 -

4 - Quy trình hoạch định Budget hiệu quả

 
 Dưới đây là cấu trúc cơ bản của quy trình hoạch địch tài chính đã được kiểm chứng và đều được sử dụng bởi những tổ chức có uy tín hay nói cách khác là cách để đạt được hiệu quả Budget là gì?

 1. Khi nhận được mục tiêu chi tiêu ngân sách từ các cấp lãnh đạo, đội vận hành Marketing cần thảo luận và đưa ra kế hoạch ngân sách phù hợp cho tháng tiếp theo, hoặc cho chiến dịch tiếp theo.

 2. Team Marketing cần liệt kê ra tất cả những hoạt động mà doanh nghiệp cần thực thi theo tháng tiếp theo, hoặc theo năm, cùng với chi phí dự tính.
 

• Sau đó, xếp tất cả vào thành các nhóm. Đừng quên cân nhắc những hoạt động và cam kết Marketing còn chưa hoàn thành. Sau đó kết hợp chúng lại, và thêm những điểm này vào một phần ngân sách marketing của năm. Hãy nhớ luôn để 10% ngân sách dự phòng.

 
3. Khi bạn rút ngắn danh sách chỉ còn những mục mà bạn tin là phù hợp với mục tiêu chi tiêu, bắt đầu bổ sung thêm chi tiết với ngân sách của mình bằng một số hệ thống, nền tảng phù hợp (đó có thể là các công cụ quản lý hiệu suất Marketing hoặc Excel).
 

• Ghi lại tất cả thông tin về những đầu việc bạn cần báo cáo như đại lý, đối tượng mục tiêu, dòng sản phẩm, khu vực, chiến dịch CRM…

 
4. Đánh giá từng ngân sách. Ngân sách này có liên kết trực tiếp với mục tiêu của bạn không? Đây là giai đoạn bạn cần trả lời cac câu hỏi như ta có thể lấy phần nào và ta nên bỏ đi phần nào? Quyết định này sẽ có ảnh hưởng như thế nào?

 

 

5. Gửi bản ngân sách để cấp cao duyệt nội bộ. Sau khi được cấp cao hơn duyệt, bạn vẫn cần cân nhắc trao đổi liên tục để hoàn thiện ngân sách.

 6. Trong quá trình điều chỉnh, bản ngân sách sẽ liên tục được trao đổi giữa các Marketer trực tiếp làm ngân sách đó và lãnh đạo của họ.
 
Chu kỳ hai tuần phổ biến như sau: hai tuần để xác định kế hoạch ban đầu, hai tuần nữa để duyệt lần đầu, hai tuần tiếp nữa để điều chỉnh,…

Trung bình, quy trình đầy đủ sẽ ngốn khoảng hai tháng dù thời gian đó có thể thay đổi, đặc biệt là nếu cần sự đồng thuận bởi cả ban điều hành.
 
Xây dựng kế hoạch ngân sách Marketing cần nhiều thời gian. Bạn nên bắt đầu quy trình này 3-6 tháng trước năm tài chính đó để các đội Marketing khác có nhiều thời gian để xác định kế hoạch chiến thuật.

 7. Khi lãnh đạo marketing xem xét bản kế hoạch ngân sách, họ luôn yêu cầu tính:
 
Tuân thủ: Các đội marketing đã lên kế hoạch theo cách mà họ nên làm chưa? và họ có hoàn thành đúng hạn hay không? Ngân sách của họ có liên kết với mục tiêu đầu tư hay không?
 
Hiệu suất: Lãnh đạo marketing sẽ dành thời gian để phân tích ý định sử dụng ngân sách của mỗi đội. Họ sẽ đặc biệt chú ý đến liệu những đầu tư marketing được đề ra này có hỗ trợ mục tiêu kinh doanh chung một cách thỏa đáng không?
 
8. Khi được sự đồng thuận của ban lãnh đạo, doanh nghiệp có thể bắt tay vào thực hiện những kế hoạch tài chính đã được hoạch định.
 

Đối với bất cứ doanh nghiệp nào cũng vây, việc lập kế hoạch tài chính phải trải qua nhiều khâu và quá trình kiểm duyệt từ phía ban lãnh đạo.Vì vậy bạn cần phải sắp xếp thời gian và tiến hành lập budget trước thời hạn vài tháng thì mới tạo được một bản kế hoạch ngân sách tối ưu.

5 -