Reception là gì? quy trình làm việc của bộ phận Reception

0.1 -

1 - Reception là gì?

Reception là bộ phận lễ tân, trực thuộc khối tiền sảnh tại khách sạn. Trong đó, Receptionist là nhân viên lễ tân, thuộc bộ phận lễ tân, có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác nhằm mang đến cho khách hàng lưu trú dịch vụ tốt nhất.


 

2 - Công việc của Reception

Những công việc chính của nhân viên thuộc bộ phận Reception bao gồm:

• Tiếp đón khách, tiến hành check in, check out, sắp xếp và phòng ốc cho khách.

• Tư vấn bán phòng, giới thiệu các dịch vụ của khách sạn tới khách.

• Tiếp nhận thông tin phản hồi, yêu cầu từ phía khách hàng, phối hợp cùng bộ phận liên quan kịp thời giải quyết vấn đề phát sinh.

3 - Quy trình làm việc của bộ phận Reception

Quy trình làm việc được tiến hành theo 4 giai đoạn.
 

3.1 - Trước khi khách đến khách sạn

 
Nhân viên tiếp nhận thông tin đặt phòng trực tiếp hoặc gián tiếp. Tiến hành lập phiếu đặt phòng, bố trí, chuẩn bị các điều kiện phòng theo yêu cầu của khách, xác nhận tình trạng phòng với bộ phận Housekeeping.
 

3.2 - Khi khách đến khách sạn

 
Đón tiếp, xác nhận thông tin đặt phòng, làm thủ tục check – in, tư vấn dịch vụ để tăng doanh thu khách sạn, thanh toán cho khách.

3.3 - Trong thời gian khách lưu trú

 
Tiếp nhận thông tin từ khách và kịp thời xử lý, làm hài lòng khách.
 

3.4 - Khi khách rời khách sạn

 
Lễ tân liên hệ với bộ phận Buồng để kiểm tra xem khách có dùng đồ trong minibar không. Xác nhận dịch vụ, sản phẩm mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú, in hóa đơn, thanh toán tiền và chào tạm biệt khách.


 
Trên đây là chia sẻ về bộ phận Reception trong khách sạn mà bất kỳ quản lý, nhân sự hay Receptionist nào cũng cần biết. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích với bạn.